Pracodawcy mogą potwierdzić autentyczność zaświadczeń o stażowe

Zmiany są korzystne dla tych osób, które prowadziły działalność gospodarczą lub pracowały na umowie cywilnoprawnej, od której odprowadzane były składki do ZUS. 

- Trzeba jednak złożyć wniosek do ZUS, żeby uzyskać potwierdzenie tych, okresów, w których ktoś pracował i były za niego odprowadzane składki – mówi Iwona Kowalska-Matis regionalna rzeczniczka prasowa ZUS na Dolnym Śląsku.

Rzeczniczka informuje, że ZUS przygotował dla pracodawców narzędzie potwierdzające autentyczność elektronicznych zaświadczeń. Każdy pracodawca może już teraz zdalnie zweryfikować zaświadczenie, które ZUS wydał w odpowiedzi na wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy (formularz USP). 

- Autentyczność zaświadczenia można sprawdzić na naszej stronie internetowej – zapewnia Kowalska-Matis.

Rzeczniczka wyjaśnia, że aby zaświadczenie zweryfikować, należy wejść na stronę zus.pl, kliknąć kafelek [Wyszukiwarki i usługi], a następnie link Usługa potwierdzania autentyczności zaświadczeń o podleganiu ubezpieczeniom lub opłacaniu składek, będącego odpowiedzią ZUS na wniosek USP (usługa na portalu eZUS). 

Co ważne, usługa nie weryfikuje zaświadczeń, które ZUS wydaje na podstawie innych wniosków, np. składanych na formularzu US-7.

Weryfikacja elektronicznego zaświadczenia krok po kroku

1. Pracownik: 

   1. pobiera ze swojego konta w eZUS zaświadczenie (plik o nazwie „usp‑zas‑a” lub „usp‑zas‑r” z rozszerzeniem „.pdf”), 

   2. udostępnia je pracodawcy w formie elektronicznej (np. przesyła mejlem albo przynosi na dysku USB).

2. Pracodawca: 

   1. zapisuje plik na dysku, 

   2. otwiera podstronę „Weryfikacja zaświadczenia” 

   3. klika w link [Kliknij tutaj, aby dodać plik] i wybiera właściwy plik zapisany na dysku komputera lub przeciąga plik na wskazane pole.

3. Usługa zwraca wynik: 

   1. „Zaświadczenie zostało pomyślnie zweryfikowane” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS znajduje się zaświadczenie o treści identycznej z tą w przesłanym pliku,

   2. „Zaświadczenie zostało zweryfikowane jako nieprawidłowe” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS nie ma zaświadczenia o identycznej treści. 

Przyczyną nieprawidłowości może być m.in. zmiana treści zaświadczenia. Aby wyjaśnić sytuację, pracownik, którego ono dotyczy, powinien zgłosić się osobiście do placówki ZUS albo umówić się na e-wizytę. 

Staż pracy na nowych zasadach 

Do ZUS w pierwszym kwartale 2026 r. wpłynęło 587 tys.  wniosków o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. Ponieważ Zakład ma 7 dni roboczych na rozpatrzenie takiego wniosku, proces jest maksymalnie zautomatyzowany. ZUS wydał blisko 1 mln zaświadczeń.