Miesięczne koszty prowadzenia kawiarni - szczegółowe wyliczenia

W tym artykule zejdziemy na ziemię i policzymy wszystko, co trzeba. Krok po kroku, kategoria po kategorii, stworzymy realistyczny obraz tego, z czym wiąże się prowadzenie kawiarni od strony finansowej. Bo dopiero gdy poznasz swojego "wroga", czyli koszty, możesz skutecznie nim zarządzać. Jeśli chcesz wiedzieć, jakie są realne miesięczne koszty prowadzenia kawiarni, to jesteś w dobrym miejscu.

Ile to kosztuje w pigułce? Konkretne liczby

Zanim przejdziemy do szczegółowego rozkładu, oto szybka odpowiedź, której szukasz. To idealny materiał, by uchwycić skalę wydatków i przygotować się na to, co Cię czeka.

Miesięczne koszty prowadzenia małej kawiarni w Polsce w 2025 roku wahają się najczęściej od 8 000 zł do ponad 20 000 zł. Ostateczna kwota zależy od lokalizacji, wielkości zatrudnienia i skali działalności.

Najważniejsze składniki tych kosztów to:

• Czynsz za lokal: Zazwyczaj od 2 000 zł do 5 000 zł i więcej.

• Wynagrodzenia i ZUS: Koszt zatrudnienia pracowników oraz Twoje własne składki.

• Zatowarowanie: Koszt zakupu kawy, mleka, ciast i innych produktów.

• Media: Prąd, woda, gaz, internet.

Koszty stałe – niezmienna część Twoich wydatków

Pomyśl o kosztach stałych jak o fundamencie Twojego biznesu. To te wszystkie rachunki i opłaty, które musisz uregulować co miesiąc, niezależnie od tego, czy Twoją kawiarnię odwiedziło sto osób, czy trzy tysiące. One nie znikają i to je w pierwszej kolejności musi pokryć Twój przychód.

Oto lista najważniejszych stałych obciążeń:

• Czynsz za lokal: Zdecydowanie największy i najważniejszy stały wydatek. W zależności od miasta i lokalizacji, musisz być gotów na kwotę w przedziale 2 000 - 5 000 zł, a w centrach największych miast nawet znacznie więcej.

• Wynagrodzenia i ZUS: Wynagrodzenia i ZUS: To nie tylko pensje netto dla Twoich pracowników. Dochodzą do tego składki ZUS, podatki i Twoje własne, obowiązkowe ubezpieczenie społeczne. To potężna pozycja w budżecie. Aktualne stawki składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne publikuje ZUS, gdzie znajdziesz również kalkulator składki zdrowotnej, który pomoże Ci dokładnie wyliczyć Twoje miesięczne obciążenia.

• Księgowość i oprogramowanie: Miesięczna opłata za obsługę księgową, abonament za system sprzedażowy (POS), terminal płatniczy, a także licencje na odtwarzanie muzyki (np. ZAiKS) to stałe, cykliczne wydatki.

• Media (abonamenty): Stałe opłaty za internet, telefon czy system alarmowy.

• Raty leasingowe lub kredyt: Jeśli drogi sprzęt, jak ekspres do kawy czy profesjonalna zmywarka, został sfinansowany leasingiem lub kredytem, co miesiąc będziesz płacić stałą ratę. Jednym ze sposobów na obniżenie miesięcznych stałych obciążeń jest zakup części sprzętu za gotówkę. Ciekawą opcją, pozwalającą uniknąć stałych rat, może być na przykład dobrej jakości zmywarka gastronomiczna używana. O tym, czy wybrać sprzęt nowy czy z drugiej ręki, przeczytasz więcej w analizie dostępnej pod adresem: https://taniezmywanie.pl/zmywarki-gastronomiczne/zmywarka-gastronomiczna-uzywana-czy-nowa-podpowiadamy.

Koszty zmienne – tutaj masz realny wpływ

Koszty zmienne to te wszystkie wydatki, które rosną i spadają wraz z Twoją sprzedażą. Im więcej gości obsłużysz, tym będą wyższe – ale to dobrze, bo oznacza to również wyższy przychód. Sztuka polega na tym, by kontrolować ich procentowy udział w całości i nie pozwolić, by rosły szybciej niż zyski.

Oto główne pozycje, na które musisz zwrócić uwagę:

• Zatowarowanie (Food Cost): To Twój największy koszt zmienny. Obejmuje wszystko, co zużywasz do tworzenia swoich produktów: ziarna kawy, mleko, ciasta od dostawcy, owoce do soków, syropy. Ten koszt jest bezpośrednio powiązany ze sprzedażą i powinien być stale monitorowany. W dobrze zarządzanej kawiarni nie powinien przekraczać 25-35% ceny sprzedaży produktu.

• Media (zużycie): Tutaj mówimy o zmiennej części rachunków za prąd i wodę. Każde włączenie ekspresu ciśnieniowego, praca młynka czy cykl mycia w zmywarce generuje koszt. W skali miesiąca te z pozoru drobne kwoty sumują się w pokaźną sumę. Warto tu pomyśleć o urządzeniach, które pomogą trzymać te wydatki w ryzach. Nowoczesna, zmywarka energooszczędna potrafi zużyć znacznie mniej prądu i wody niż starsze modele, co bezpośrednio obniża Twoje miesięczne rachunki. O tym, jak świadomy wybór sprzętu wpływa na koszty, możesz przeczytać więcej tutaj: https://taniezmywanie.pl/zmywarki-gastronomiczne/wyzsza-swiadomosc-nizsze-koszty.

• Opakowania na wynos: Papierowe kubki, pokrywki, torby, serwetki. Koszt, który rośnie proporcjonalnie do liczby zamówień na wynos.

• Prowizje od płatności: Każda transakcja kartą płatniczą czy BLIKiem to mała prowizja dla operatora płatności (zazwyczaj 0,5-2% wartości transakcji). W skali miesiąca to również kwota, o której nie można zapominać.

• Marketing i reklama: Budżet na promocję w social mediach czy druk ulotek. Możesz go kontrolować, ale często jest on powiązany z intensywnością działań mających na celu zwiększenie sprzedaży.

Przykład z życia wzięty – symulacja miesiąca w małej kawiarni

Teoria i kategorie to jedno, ale nic tak nie działa na wyobraźnię jak konkretne liczby. Stwórzmy więc symulację finansową dla małej, osiedlowej kawiarni, aby zobaczyć, jak teoria przekłada się na praktykę.

Nasze założenia:

• Typ lokalu: Mała kawiarnia w dobrej lokalizacji na osiedlu w średniej wielkości mieście.

• Personel: Właściciel (pracujący za barem) i dwóch baristów na umowę zlecenie.

• Miesięczny przychód: Kawiarnia generuje stabilny przychód w wysokości 50 000 zł.

Rozliczenie miesiąca – krok po kroku:

Co nam mówi ten wynik?

Zysk brutto w wysokości 16 000 zł to kwota, od której trzeba jeszcze zapłacić podatek dochodowy (jego wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania). To, co zostanie, jest Twoim realnym zarobkiem. Wynik ten mieści się w widełkach podawanych dla dobrze prosperujących lokali (zysk właściciela od 5 000 do 35 000 zł miesięcznie), co pokazuje, że jest to scenariusz realistyczny.

Pamiętaj, że wysokość podatku dochodowego zależy od wybranej formy opodatkowania. Możesz wybrać skalę podatkową (12% i 32%), podatek liniowy 19% lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Więcej o formach opodatkowania działalności gospodarczej i ich zasadach znajdziesz na portalu Biznes.gov.pl.

Pamiętaj jednak, że jest to przykład dobrze działającego biznesu. Pierwsze miesiące działalności często przynoszą znacznie niższe przychody, podczas gdy koszty stałe pozostają na tym samym poziomie. Dlatego tak ważna jest finansowa poduszka bezpieczeństwa na start.

Zarządzanie kosztami to nie czarna magia

Jak widzisz, miesięczne koszty prowadzenia kawiarni to skomplikowana układanka, w której każdy element ma znaczenie. To nie jest wiedza tajemna, ale twarda matematyka, którą każdy przyszły i obecny właściciel musi opanować.

Znajomość tych wszystkich liczb to Twoja największa siła. To ona pozwala Ci świadomie podejmować decyzje, planować z wyprzedzeniem i spać spokojnie, wiedząc, że panujesz nad finansami swojego biznesu. Traktuj swój comiesięczny arkusz z kosztami nie jak przykry obowiązek, ale jak mapę, która pokazuje Ci, dokąd zmierzasz i gdzie są ukryte rafy. To właśnie zrozumienie i kontrola nad wydatkami odróżnia marzycieli od przedsiębiorców, którzy z sukcesem prowadzą swoje kawiarnie przez lata.